您现在的位置:红十字知识

海南医学院红十字会档案管理制度

发布时间:2013-11-28 16:50:12 发布人:王媛媛 作者:海医红十字会 编辑:本站编辑 来源:海南医学院浏览次数:

为有效管理协会档案和活动资料,保证海南医学院红十字会档案和资料保存系统化,查询高效化,管理科学化,按照分开保存,直接服务的原则和信息资源共享要求,实行分档分类,专人管理的方式进行管理。

第一条 档案与资料的划分

一、 会员档案部分

(一) 会员的入会申请书、正式会员记录档案应按年份进行分类、存档。

(二) 每一届会员的奖励、惩罚情况也应以年份分类、存档。

(三) 每一届制定一份会员一览表(通讯录)并存档。

二、上级红十字会来文来电部分

(一)上级红十字会代表大会理事会议、常务理事会议、专题会议的会议记录、纪要和会议文件等存档。

(二)所有上报和下发的文件等要存档。

(三)上级红会工作计划、总结和统计资料要存档。、

三、活动开展部分

(一)活动的计划、流程与总结可统一分类。活动计划、流程、总结都必须要有活动时间、地点、负责人和内容等信息。

(二)每次举办活动拍摄到的照片,应按照学年、活动内容进行划分并存档。

(三)校红十字会年度计划、学期计划还有各部门的部门计划都要上交并存档。

(四)校红十字会年度总结、学期总结还有各部门的部门总结都要上交并存档。

第二条 档案与资料管理的权限归属

(一)校红十字会各类档案材料、活动文字材料由红十字会组织部负责保管。

(二)校红十字会各类活动照片拍摄保存工作由宣传部负责。

(三)校红十字会各类获奖证书原件由校档案室专人管理,复印件由红十字会秘书长负责保管。

(四)上级来文、计划、总结、报表、会员册等各类材料由红十字会组织部负责收集、保管。

第三条 档案资料使用原则

(一)任何人对以上档案、资料都不能擅自取用。

(二)要取用存档的资料必须经过档案管理负责人同意并作登记后才可使用。归还档案资料同样需要登记。

(三)凡到档案室利用档案,都应按规定办理利用手续,查阅档案时不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

(四)红十字会工作人员或基层单位因工作需要查阅档案资料,一般不外借,如特殊情况需外借时,须分管领导批准,办理登记批准手续,指定归还日期,借阅者不得将案卷转借他人,违者将追究责任。

(五)查阅档案应与查阅人的职责相适当,超出职责范围时,须经领导批准,查阅机密文件,需经分管领导批准后在指定地点查阅。

(六)外单位查阅档案,必须持介绍信。

(七)已经批准查阅的档案,如需摘抄、复制(),须经档案人员同意审核,确认无误后加盖证明印章才能生效。

(八)做好档案利用反馈工作。

(九)借阅归还档案时必须当面点清。

第四条 档案管理人员职责

(一)建立健全档案工作制度,规划草拟档案工作计划和管理制度,并认真贯彻执行。

(二)按规定做好文书档案的工作和平时的归档工作。

(三)集中统一管理管辖内全部档案,做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计工作。

(四)熟悉红十字会室藏档案,积极开展档案的利用工作,热情接待查档人员,按规定办理借阅手续,注意掌握利用效果的收集,编制必要的检索工具和参考资料。

(五)认真做好管理,维护档案的完整、安全。

(六)完成领导和上级档案部门交办的有关档案业务工作。

 

 

【字体: 打印本文 加入收藏